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Guia de prazo para guarda e manutenção de livros e documentos fiscais

Para não pagar duas vezes, é melhor guardar

O empresário deve ficar atento ao prazo mínimo para a guarda de documentos.
Os comprovantes de qualquer pagamento efetuado à Previdência Social, por exemplo, devem permanecer arquivados por pelo menos 30 anos e, em plena era digital, em papel. Descarte de documentos antes da hora implica em prejuízos.

A quantidade de declarações e obrigações fiscais muitas vezes levam as empresas a deixar de guardar esses documentos. Com isso, o empresário corre um sério risco: ter que pagar novamente o que já pagou. "No Brasil, ao contrário da maioria dos países, a boa-fé do contribuinte não é presumida e a responsabilidade de provar o pagamento é dele", alerta o advogado Luis Carlos Galvão, diretor do departamento jurídico do Centro das Indústrias do Estado de São Paulo (Ciesp).
" Se o contribuinte não tem como comprovar um pagamento para o Fisco, é obrigado a recolher novamente o tributo, acrescido de multa de até 20% do valor devido e juros pela taxa Selic", explica o vice-presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis do Estado de São Paulo (Sescon-SP), José Maria Chapina Alcazar.

Cada documento tem que ser guardado por um prazo mínimo, de acordo com a tabela do Ciesp (ver abaixo). "Muitos acreditam que cinco anos é o prazo para guardar qualquer documento, mas aqueles que podem ser pedidos pela Previdência Social, por exemplo, precisam ser arquivados por 30 anos", diz Galvão. E devem ser preservados os originais. "Hoje é comum a digitalização de documentos, mas as autoridades não acreditam neles", afirma.

Muitos se esquecem das implicações fiscais de documentos comerciais e jogam fora o que não deveriam. "Se uma empresa pagou um fornecedor com duplicata, esse título prescreve em dois anos para fins comerciais, mas para fins fiscais é preciso guardar por cinco anos", esclarece.

O início da contagem do prazo varia. O prazo de dez anos para guardar o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), por exemplo, deve ser contado a partir da entrega da declaração ao Fisco, segundo Galvão.
Alcazar explica que se o empresário não comprovar o pagamento e se recusar a pagar novamente para o Fisco ou para um fornecedor, ele pode ter que responder à ação na Justiça.

Para o empresário, como consumidor, o prazo de guarda de um documento pode ser diferente. O Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF), por exemplo, precisa ser guardado por cinco anos ao invés de dez como o IRPJ

Prazos obrigatórios de guarda de documentos
Tipos de Documentos	Prazo obrigatório de guarda pela empresa	Amparo legal
Balancete	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Cofins	10 anos	Lei 8.212 Art 33Lei Orgânica da Seg. Social
Conciliação Bancária	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Conhecimento de Frete	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Conta de Água	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Conta de Luz	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Conta de Telefone	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
DAE (Documento de Arrecadação Estadual)	5 anos	Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional
DAMEF (Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal)	5 anos	Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional
DAPI (Demonstrativo de Apuração e Informação do ICMS)	5 anos	Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional
Duplicatas Recebidas/Emitidas	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Extrato Bancário	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
GAM (Guia de Arrecadação Municipal)	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
ICMS (Imposto de Circulação de Mercadorias)	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Imposto de Renda Autônomo	10 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal	Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seg.Social
Imposto de Renda Pessoa Física	5 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal	Instrução Normativa n°8/93 Art. 4° Secretaria da Receita Federal
IPI (Imposto de Produtos Industrializados)	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
IPTU (Imposto Predial Urbano)	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores)	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica)	10 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal	Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seg. Social
ISSQN (Imposto sobre Serviços de qualquer natureza)	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
ITBI (Imposto de Transmissão Bens Imóveis)	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
ITR (Imposto Territorial Rural)	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Livro Balanço Patrimonial/Geral	Permanente	A lei não prevê descarte
Livro de Apuração de Lucro Real (Lalur)	10 anos considerando a data do último lançamento	Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seg.Social
Livro de Razão	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Livro de Registro de ICMS	5 anos considerando a data do último lançamento	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Livro de Registro de Inventário	31 anos considerando a data do último lançamento	Parecer 410Coordenação do sistema de Tributação (CST/SIPR)
Livro de Registro de Saídas	10 anos considerando a data do último lançamento	Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seg.Social
Livro Diário	Permanente
Livro Registro de Entradas	5 anos considerando a data do último lançamento	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Movimento Contábil ou Movimento de Caixa	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Nota Fiscal de Fornecedor	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Nota Fiscal de Imobilizado	5 anos após depreciação do bem	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Nota Fiscal de Saída	10 anos	Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seg.Social
Nota Fiscal de Venda de Imobilizando	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Ordem de Serviço	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
PIS (Programa de Integração Social) Recolhimento	10 anos	Lei 2.052/83 Art. 3° e 10°PIS-PASEP
Recibo de Depósito Bancário	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Reembolso de Despesas/ Despesas de Viagens	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo)	30 anos	Lei 8.212 Art 45 § 1°Lei Orgânica da Seg.Social
Taxa de Fiscalização para Funcionamento	5 anos	Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
VAF (Verificação de Apuração Fiscal)	5 anos	Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

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